Что такое претензионное письмо?

Как написать претензионное письмо?Участники хозяйственной деятельности рано или поздно сталкиваются с такой ситуацией, когда партнеры не выполняют какие-то условия договоров. Предполагается, что в правовом государстве все подобные конфликты решаются через суд. Однако это не совсем верное утверждение.

Дело в том, что для многих споров хозяйствующих субъектов (особенно это касается имущественных споров) существует обязательная процедура досудебного регулирования. Часто его оказывается достаточно для выработки взаимоприемлемого варианта.

Один из способов такого досудебного урегулирования – так называемое претензионное письмо, в котором сторона, считающая себя пострадавшей, излагает суть своих претензий и требований.  Чтобы восторжествовала справедливость, и были восстановлены нарушенные права, необходимо очень четко формулировать положения такого документа.

В каких случаях составляются претензионные письма?

Возможность предъявить претензию контрагенту предусматривается любым гражданско-правовым договором. В любом таком документе (особенно длительного срока действия) должен быть предусмотрен раздел с четко прописанной процедурой выставления такой претензии. Однако даже если такой раздел отсутствует, это не лишает стороны права направить подобное письмо в адрес своего недисциплинированного контрагента, поскольку это предусмотрено действующим российским законодательством.

Фактически это одно из обязательных условий досудебного разрешения конфликта. Без такого документа по некоторым искам суды просто не примут заявление к рассмотрению.

Основанием для написания претензионного письма могут быть самые разные обстоятельства, которые связаны с игнорированием или некачественным исполнением каких-либо условий договора.

Это могут быть, например, несоответствие качества и комплектности товара заявленным ранее в контракте, пересортица, недостача товара, нарушение сроков поставки, противоречащая контракту или требованиям закона маркировка, срывы сроков платежей или задолженность по оплате, а также иные нарушения условий контракта.

Задача подобного документа – сыграть роль последнего предупреждения перед обращением в суд. Зачастую этого оказывается достаточно для урегулирования конфликта.

Как составить претензионное письмо?

Действующее российское законодательство не содержит обязательных требований по форме подобных документов. При их составлении необходимо руководствоваться общими правилами деловой переписки, а также собственными интересами.

Однако есть определенная практика, которая позволяет дать некоторые рекомендации по составлению максимально эффективных документов.

Как уже говорилось выше, стиль претензионного письма должен быть деловым, без эмоций. Ведь главная задача – это урегулировать ситуацию. К тому же часто срывы контрактных условий бывают по причине объективных обстоятельств, без субъективной вины контрагента, с которым вам еще предстоит вести дела в дальнейшем.

Содержание этого документа должно быть лаконичным и четким. Прежде всего, следует описать сложившуюся ситуацию, связанную со срывом контрактных условий. Обстоятельства дела необходимо подтвердить документами и ссылками на статьи договора.

Далее следует изложить свои требования и возможные пути решения проблемы, а также указать на вероятные негативные последствия ситуации, если конфликт не будет урегулирован в добровольном порядке.

Однако в тексте письма могут быть свои особенности в зависимости от того, о каком нарушении идет речь. Так, если речь идет о необходимости погасить накопившуюся задолженность по оплате, то следует указать конкретную сумму, как долга, так и возможных штрафов или пени (если это предусмотрено договором).

Если письмо касается нарушения сроков поставки товаров или выполнения работ, то в тексте приводится утвержденный график поставок/работ и дается ссылка на соответствующие положения договора. Одна из самых распространенных претензий – по качеству товаров/услуг. В этом случае нужно представить подтверждающие документы (скажем, составленный комиссионный акт, протоколы контролирующих органов и т.д.).

Также в тексте письма должны быть указаны сроки, в течение которых вы просите устранить выявленные недостатки.

Хотите поделиться?

Не нашли, что искали?

юрист Стравинский Б.Д.

2 комментария к “Что такое претензионное письмо?”

Вы можетеоставить отзыв или Обратную ссылку эта запись.
  1. Lookel - 30.10.2019 Ответить

    Здравствуйте, взяли под ремонт квартиру у строительной фирмы, работы идут, все в срок успеваем. В договоре указали оплату каждую две недели за проделанную работу. Так вот, ситуация следующая, прошло уже больше двух недель, а аванса все еще нет, каждый день кормит завтраками. Что делать в данной ситуации ? Претензионное письмо, потом в суд ?
    • юрист Стравинский Б.Д. - 01.11.2019 Ответить

      Здравствуйте! Вам нужно оформить акты выполненных работ, акты с описью направляете заказчику с требованием оплатить либо в сроки по договору, либо в договорные сроки. Выжидаете ответа, далее имеете право приостановить исполнение дальнейших работ до оплаты или отказаться от договора, в связи с ненадлежащим исполнением заказчиком обязательств. В связи с задолженностью с односторонним актом можете обратиться в суд.

Оставить отклик

Ваш адрес эл.почты не будет опубликован.